Sistemas ERP: Adempiere. Capítulo 3. Exploración de las estructuras de la compañía y la configuración inicial del cliente.

Utilizando la Herramienta de Adempiere y el Libro de Adempiere 3.4 ERP Solutions, en esta tercera publicación se creara las estructuras de una compañía en Adempiere denominada "Sistematika Fashion, Ltd" mostrando una serie de capturas paso a paso de los procedimientos realizados para completar este capitulo.

Inicialmente entrando como System en Adempiere, ingresamos en: Menu->Administracion del sistema->Reglas de la compañía-> Configuración inicial de la compañía

Ingresamos los datos mostrados en la imagen y guardamos. Luego salimos del programa y volvemos a iniciar, pero esta vez desde la compañia que creamos (Usuario y Contraseña = SistematikaAdmin).

Ahora debemos crear el tipo de organizacion, accedemos en: Menu->Administracion del sistema->Reglas de la organizacion->Tipo de organización

Y creamos 2 tipos de organización diferentes "Division" y "Sub Unit":

Ahora crearemos las organizaciones "Shirt", "Jacket" aparte de "Drees" que ya la teníamos de un comienzo:
ingresamos en: Menu->Administracion del sistema->Reglas de la organizacion->Organización

Luego en la misma ventana, en la pestaña "Información de la Organización" colocamos el tipo de organización en "Sub Unit" para las 3 organizaciones creadas anteriormente

Ahora vamos a crear los Almacenes:
ingresamos en: Menu-> Gestión de Materiales->Regla de gestión de materiales-> Almacén y Ubicación

Agregamos en la pestaña "Ubicacion" en la misma ventana la clave de busqueda de la ubicacion del almacen que estamos creando (crearemos 2 almacenes c/u con 2 ubicaciones por cada organización):

El segundo almacén para Dress:

Estos mismos pasos los realizaremos para c/u de las organizaciones, es decir, cada organizacion tendra 2 almacenes: 1st Shirt W/h y 2nd Shirt W/h, donde c/u de estos a su vez tendran 2 localizaciones: Loc S1A y Loc S1B.

Luego de realizar este paso por completo pasaremos a importar el plan de cuentas:
ingresamos en: Menu->Administracion del sistema->Datos->Importar datos->Importar cuenta contable

Tecleamos el botón "Importar Cuentas" y nos muestra el siguiente mensaje:

LLenamos la casilla elemento con "Sistematika Fashion, Ltd Cuenta" y pulsamos OK, nos deberia mostrar el siguiente mensaje:

Finalmente ingresamos en: Menu->Analisis de desempeño->Reglas contables->Año Calendario y Periodo
y aquí podremos ver si pasamos por las diferentes pestañas de la ventana, tanto los periodos  como el año en curso de la compañía:

Esto ha sido todo el Capitulo3: Exploración de las estructuras de la compañía y la configuración inicial del cliente. Utilizando Adempiere cabe destacar.

Tema2-Sistemas de Información desde una Perspectiva Funcional‏

En el tema II (Sistemas de Información desde una Perspectiva Funcional) que se presentara a continuación, se desarrollaran en forma clara y concisa los siguientes puntos: 

1. Procesos de Negocios y Sistemas de Información
2. Tipos de Sistemas de Información Empresarial
3. Sistemas que abarcan de forma integral a la empresa

• Procesos de Negocios y Sistemas de Información

Un proceso de negocio se puede ver como un conjunto de tareas que se encuentran relacionadas con un orden lógico para ser llevadas a cabo con el fin de obtener un resultado de negocio especifico.

Cada proceso de negocio posee entradas, funciones y salidas, donde las salidas generan la retroalimentación. 

Las entradas están determinadas por los requisitos que deben tenerse para poder ejecutar o realizar la función.

También podemos concluir que un Proceso de Negocio es una colección de actividades o funciones estructurales lógicamente relacionadas que producen un valor a la organización que las implementa.

En simples palabras los procesos de negocio son las recetas para que una organización funcione, es decir, sin procesos de negocios bien definidos difícilmente se puedan alcanzar las metas establecidas por la organización.

• Tipos de Sistemas de Información Empresarial

Se pueden clasificar desde 2 perspectivas:

        1.Desde la perspectiva funcional

- Sistema de información de ventas y marketing: 

Ventas se encarga de contactar a los clientes, vender y promocionar los productos y servicios de la empresa, y llevar el control de las ventas (pedidos y registros). Marketing se encarga de la promoción de los productos y servicios existentes y el desarrollo de nuevos productos que satisfagan las necesidades de los actuales clientes y también de los potenciales.

- Sistema de información de manufactura y producción:  

Manufactura se encarga de la producción de los bienes y servicios de la empresa. Producción se encarga de llevar el inventario de los materiales que se necesitan para la manufactura de los productos, también les corresponde estar al tanto de la planeación y mantenimiento de las instalaciones, así como del control de la mano de obra requerida para realizar los productos.

- Sistema de información financiero y contable: 

Finanzas se encarga de administrar los activos de la empresa, y contabilidad debe llevar el registro y control de todos los movimientos de los fondos.

- Sistema de información de recursos humanos: 

Controla si falta personal en algún área. Ayudan a mantener registros y evaluaciones de los empleados actuales y de los posibles empleados de la organización.

         2.Desde la perspectiva de los usuarios

- Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización, también se le conoce como Sistema de Información operativa.


- Sistemas de información gerencial (MIS): Orientados a solucionar problemas empresariales en general.


- Sistema de apoyo a la toma de decisiones (DSS): Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.


- Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS):  Ayudan a la alta dirección a tomar decisiones, auxilian en las decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluación y compresión por que no hay un procedimiento para llegar a una solución.

• Sistemas que Abarcan de forma Integral a la Empresa

- Aplicaciones empresariales
Son sistemas que abarcan todas las áreas funcionales, con la tarea de ejecutar procesos de negocios a lo largo de toda la empresa, e incluyen todos los niveles de administración.

- Intranets
   Son redes internas en la empresa con la misma tecnología de internet que se utilizan para compartir información dentro de la organización, todo esto se realiza a través de un portal que tiene solo un punto de acceso, son herramientas tecnológicas que facilitan a los empleados estar en contacto con las operaciones que realiza la empresa.

- Extranets
Son redes como las intranets pero que son extendidas a usuarios externos, ajenos a la empresa con el fin de agilizar la comunicación entre los proveedores y clientes, también se usan para comunicarse con otras empresas que colaboran con la organización.

- Negocios en Linea

Refieren al uso de tecnologías digitales e Internet para realizar los principales procesos de negocios de una empresa, estos incluyen actividades como la compra y venta de bienes y servicios a través de Internet.

- Gobierno Electrónico
Es el uso de tecnología de información para facilitar las relaciones del gobierno y los servicios del Estado con los ciudadanos y la industria, y de esta forma mejorar la comunicación con la sociedad prestandole sus servicios de una forma eficiente y cómoda, y mejorando también la distribución de la información.

Tema1-Introducción a los Sistemas de Información (SI)

Introducción a los Sistemas de Información (SI)

Antes de comenzar con el tema se deben aclarar los siguientes conceptos básicos para el curso:

• Datos: representa la mínima unidad de información (carácter, simbolo, numero...).
• Información: es cuando los datos pasan a ser algo significativo y útil para el humano.
• Sistema: es un conjunto de partes organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos y proveen (salida) información. Cada sistema existe dentro de otro más grande y estos poseen fronteras que los diferencian del ambiente. 

Ahora, ¿QUÉ SON  LOS  SISTEMAS  DE  INFORMACIÓN?


Los SI son conjuntos organizados de elementos 
dirigidos a recoger, procesar, almacenar y 
distribuir información de manera que pueda ser 
utilizada por las personas adecuadas dentro de las 
empresas, de modo que desempeñen sus 
actividades de manera eficaz y eficiente.

Entonces ya conociendo que es un sistema y que es un SI, se puede presentar el siguiente esquema que muestra las actividades básicas un sistema de información

LAS ORGANIZACIONES Y LOS NIVELES DE DECISIÓN

     Las organizaciones empresariales se encuentran jerarquicamente estructuradas de la siguiente manera:

1. Gerencia Alta (Estrategia)
2. Gerencia Intermedia (Táctica)
3. Gerencia Operacional

En cualquier organización empresarial esta distribución jerárquica en cuanto a los niveles de la toma de decisiones se puede representar gráficamente así ->

    Ahora los TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

• Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS): cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina TPS y tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.
• Sistema de Información Gerencial (MIS): es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma, es decir, el objetivo es suministrar información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas. Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

podemos hacer una distinción, los 2 sistemas mencionados anteriormente (TPS y MIS) son utilizados gerencialmente a nivel operacional y podemos clasificarla como OLTP, las que se presentan a continuación DSS y EIS son OLAP son usadas por analistas y gerentes que frecuentemente quieren una vista de datos de nivel superior:

• Sistema de Soporte a Decisiones (DSS): este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión mas acertada.
• Sistema de Información Ejecutiva (EIS): esta tecnología es utilizada por los gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su buen rendimiento. De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores, incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que considere adecuadas.